belle you перевела 30+ розничных магазинов и офисные команды на КЭДО HRlink. Переход на КЭДО сократил трудозатраты HR-команды в 2 раза
Задача и причина
Задачи проекта
- упростить обмен кадровыми документами между офисами и розничной сетью;
- сократить затраты на бумагу и пересылку документов;
- создать единую систему хранения кадровых данных.
О компании
belle you — российский бренд базового нижнего белья и одежды.
Масштаб бизнеса:
- широкая география нахождения сотрудников офиса и розничных магазинов;
- свыше 300 сотрудников.
Решение
Внедрение кадрового электронного документооборота на базе системы HRlink.
Эксперт: Зульфия Махмудбекова, руководитель кадрового администрирования и C&B в belle you.
Фишка проекта: вовлечение управляющих магазинов в роли амбассадоров для ускорения перехода сотрудников на КЭДО.
Почему компания решила перейти на КЭДО
В 2024 году belle you вышла на новый этап развития и значительно расширила розничную сеть. Рост бизнеса усилил нагрузку на кадровые процессы, и бумажный документооборот стал замедлять работу.
Основные причины перехода:
- необходимость ускорить обмен документами между магазинами и офисами в Екатеринбурге и Москве;
- высокие расходы на логистику документов;
- отсутствие единой системы хранения с учетом требований по защите персональных данных;
- недостаточная прозрачность процессов;
- стремление сократить использование бумаги в рамках экологической стратегии.
Работа с бумажными документами вызывала регулярные сложности. Кадровым специалистам приходилось запрашивать сканы, контролировать пересылку оригиналов и отслеживать сроки. В ряде случаев документы приходили с опозданием, из-за чего их актуальность терялась.
Почему выбрали HRlink
Решение о выборе платформы принималось с учетом как функциональности, так и качества взаимодействия с провайдером.
Ключевые критерии:
- прозрачные условия оплаты;
- открытая и оперативная коммуникация;
- возможность гибкой настройки маршрутов согласования;
- удобный интерфейс, понятный сотрудникам разного возраста.
Дополнительным преимуществом стала готовность системы адаптироваться под нестандартные задачи бизнеса и учитывать особенности холдинговой структуры.
Как проходило внедрение
В проекте участвовала рабочая группа со стороны компании:
- руководитель отдела КДП;
- юристы;
- управляющие магазинов;
- специалисты по «1С».
Со стороны HRlink внедрение сопровождалось экспертной поддержкой: проводились регулярные встречи, оперативно решались возникающие вопросы и давались рекомендации по настройке процессов.
Сроки внедрения
Декабрь 2024 — апрель 2025
Этапы проекта
Декабрь 2024 — январь 2025
- заключение договора;
- подготовка локальных нормативных актов.
Февраль — март 2025
- интеграция с системой «1С».
Апрель 2025
- обучение сотрудников;
- запуск работы в системе.
Интеграция с «1С» прошла без существенных сложностей, а доработки выполнялись оперативно.
Что помогло сделать внедрение успешным
На положительный результат повлияли следующие факторы:
- возможность самостоятельно настраивать процессы без привлечения техподдержки;
- наличие подробной базы знаний;
- быстрая реакция службы поддержки;
- гибкость команды вендора при решении нестандартных задач.
Особое внимание уделили настройке маршрутов согласования, что было важно для холдинговой структуры. В рамках проекта потребовалась точечная доработка системы, которая была успешно реализована.
Как проходил перевод сотрудников
Офисные сотрудники адаптировались к новой системе достаточно быстро. Для сотрудников розничных магазинов и склада потребовался более гибкий подход.
Реализованные шаги:
- проведение трех обучающих сессий (общей и специализированных для разных категорий сотрудников);
- организация встречи с юристами для разъяснения вопросов по КЭДО и электронной подписи;
- индивидуальная помощь сотрудникам при регистрации и первых действиях в системе;
- привлечение управляющих магазинов в качестве амбассадоров;
- внедрение обучающих встреч для новых сотрудников.
Такой подход позволил снизить уровень сопротивления изменениям и ускорить адаптацию персонала.
Рекомендации от belle you
По итогам проекта команда сформулировала несколько практических рекомендаций:
- не откладывать переход на цифровые решения даже при наличии нестандартных требований;
- подключать бухгалтерию на раннем этапе внедрения;
- использовать внутренние ресурсы компании — лидеров мнений и управляющих;
- уделять внимание обучению и поддержке сотрудников.
Итоги внедрения
После перехода на HRlink компания получила следующие результаты:
- все сотрудники работают в системе;
- оформление сотрудника сократилось до 40 минут вместо недели;
- нагрузка на HR-отдел уменьшилась в 2 раза;
- расходы на бумагу снизились на 62%;
- согласование графика отпусков ускорилось с 2 месяцев до 2 недель;
- сотрудники отмечают удобство работы с документами;
- повысилась лояльность персонала и укрепился HR-бренд.
Система закрывает около 60% процессов, которые ранее велись на бумаге, и позволила пересмотреть внутренние HR-процессы: шаблоны документов, маршруты согласования и формат взаимодействия.
Даже при распределенной структуре бизнеса и большом количестве розничных точек переход на КЭДО можно реализовать в короткие сроки. При правильной организации процесса, вовлечении сотрудников и выборе гибкого решения цифровизация позволяет ускорить кадровые операции и снизить затраты, а также повысить прозрачность процессов и перераспределить ресурсы HR-команды на более стратегические задачи.
Результат
Результаты
- 100% сотрудников подключены к системе;
- выполнение базовых кадровых операций сократилось с 2 часов до 40 минут;
- трудозатраты HR-команды уменьшились в 2 раза;
- расходы на бумагу снизились на 62%;
- согласование графика отпусков ускорилось с 2 месяцев до 3 дней.
Выбор редакции
Публикации, которые получают больше внимания и попадают в Сюжеты РБК
Рекомендации партнеров: