EmplDocs объявила о запуске нового модуля «Авансовые отчеты», который переводит работу с подотчетными документами в полностью цифровой формат. Решение встроено в КЭДО и рассчитано на сокращение ручных операций, ускорение согласований и автоматизацию обмена данными с 1С.
Почему это важно для бизнеса?
Процесс работы с авансовыми отчетами долгое время оставался одной из самых трудоемких зон в корпоративном документообороте. Несмотря на цифровизацию кадровых процессов, командировочные расходы во многих компаниях по-прежнему требуют ручного сбора чеков, сверки данных и отдельной обработки в учетных системах.
Новый модуль EmplDocs закрывает этот разрыв, объединяя сотрудника, руководителя и бухгалтера в едином цифровом контуре. Это позволяет фиксировать каждый шаг процесса, снизить риск ошибок и уменьшить нагрузку на административные подразделения.
Как работает модуль?
Модуль «Авансовые отчеты» встроен в Личный кабинет сотрудника и работает в двусторонней связке с 1С. Сотрудник оформляет отчет прямо в интерфейсе КЭДО, выбирает основание, добавляет расходы и прикладывает подтверждающие документы.
Отправка отчета на согласование возможна только при наличии сканов или фотографий чеков. После этого документ проходит маршрут согласования, а данные автоматически сопоставляются со справочниками 1С, включая виды расходов, номенклатуру и счета учета затрат.
Главные отличия нового функционала Авансовые отчеты
Полная оцифровка первичных документов
Сотрудник формирует авансовый отчет напрямую в системе и прикладывает подтверждающие документы без перехода между сервисами. Это снижает риск потери чеков и исключает подачу неполных заявок.
Автоматическая синхронизация с 1С.
Все виды расходов, доступные в Личном кабинете, синхронизируются с учетной системой. Бухгалтеру не требуется вручную распределять затраты по статьям и переносить данные из отчета в 1С.
Гибкая работа с согласованием.
Документ может быть либо скорректирован пользователем с правами редактирования, либо возвращен сотруднику на доработку. В интерфейсе подсвечивается конкретная строка с замечанием, что упрощает исправление ошибок.
Прозрачная история изменений.
Все действия, комментарии и правки сохраняются в бизнес-таймлайне. Это дает возможность отслеживать ход согласования и восстановить последовательность изменений в отчете.
Автоматическое формирование АО-1.
После финального утверждения система автоматически подготавливает печатную форму АО-1 и направляет документ на подписание по многоступенчатому маршруту.
Что получает компания?
Внедрение модуля позволяет сократить ручной труд в бухгалтерии и HR, уменьшить количество переписок с сотрудниками и повысить точность обработки расходов. Руководители получают прозрачный контроль согласований по своей команде, а бизнес — более предсказуемый и управляемый процесс учета подотчетных сумм.
Решение также снижает риски, связанные с утерей финансовых документов, и помогает повысить дисциплину оформления командировочных расходов. Для компаний это означает сокращение операционных затрат и ускорение закрытия отчетов.
Что будет дальше по плану продуктовой команды?
В следующих релизах EmplDocs планирует расширить функциональность модуля. Среди приоритетных направлений — автоматический расчет суточных, сведение выданных авансов и фактических расходов в едином окне, а также поддержка дополнительных сценариев, не связанных только с командировками.
В перспективе модуль сможет использоваться для оформления хозяйственных нужд, расходов на ГСМ и других корпоративных оплат через авансовые отчеты в КЭДО.