Какие ПДФ сканеры чаще всего выбирают для бизнеса: 11 вариантов

Оптимизация документооборота начинается с выбора надежных инструментов для оцифровки архивов и документов. Подготовили рейтинг актуальных решений для бизнеса

Современные ПДФ сканеры — это уже не просто утилиты для оцифровки, а рабочие инструменты для перехода на электронный документооборот. В статье разберем, как выбрать подходящее решение под разные задачи.

По каким критериям выбирать софт 

• Доступность: в условиях действующих санкций важно, чтобы можно было официально оплатить лицензию.
• Стоимость: исходя из бюджета компании, оцените, что выгоднее — подписка или единоразовая покупка, узнайте о наличии корпоративных тарифов.
• Интерфейс: русскоязычное меню с понятной структурой позволяет внедрить ПО без длительного обучения сотрудников.
• Поддержка PDF: важна возможность сохранения файлов в формате, который используется в ЭДО без дополнительного преобразования.
• Объединение сканов: удобно собрать основной документ и приложения в один файл.
• Улучшение качества: нужны инструменты, позволяющие повысить четкость изображения, исправить перекосы, настроить цветопередачу.
• Оптическое распознавание символов (OCR): если преобразовать текст на скане в редактируемый вид, можно быстро находить в PDF нужные данные, копировать их для переноса в другой документ.

Какие варианты выбрать для работы

В обзоре собрали самые популярные решения, доступные сегодня. Чтобы упростить выбор, выделили для каждого инструмента ключевые параметры: условия лицензирования, совместимость с отечественными ОС, рабочие сценарии использования.

PDF Commander

Тип решения: PDF-редактор со сканированием.

Условия для бизнеса: предусмотрены корпоративные лицензии с учетом количества рабочих мест и задач. Есть выбор между бессрочной лицензией и годовой подпиской. Включен в Единый реестр российского ПО.

Редактор документов с функцией сканера PDF можно установить на компьютеры с операционными системами Windows и Linux. Софт совместим с большинством моделей МФУ, оснащен функцией OCR-распознавания текста на 100+ языках. Есть сегментирование — при переводе документа в редактируемый вид PDF Commander сохраняет структуру: колонки и таблицы.

Плюсы:

• есть 2 режима распознавания: стандартный и интеллектуальный (для работы с плохо читаемыми сканами и рукописями);
• поддерживает отечественные дистрибутивы Astra Linux, ALT Linux, РЕД ОС, РОСА;
• позволяет выравнивать страницы, корректировать цвет, устранять шумы, удалять фон;
• есть функция сжатия с настраиваемым разрешением на выходе.

Минусы:

• нет версии под macOS;
• нельзя подключить почтовый клиент для быстрой отправки файлов.

Сценарии использования: оцифровка архивов, создание скан-копий и заверение их электронной подписью (КЭП, УКЭП), подготовка файлов для хранения, пересылки и загрузки в системы учета.

ABBYY FineReader

Тип решения: универсальный PDF-редактор со сканированием.

Условия для бизнеса: доступны корпоративные тарифы и подписка для команд. Возможна интеграция с системами ЭДО через платформу FlexiCapture (ФлексиКапче).

Программа для сканирования документов в PDF с OCR-модулем. Пользователи могут настроить разрешение на выходе, выбрать формат экспорта. Предусмотрено автоулучшение качества исходных материалов, в том числе вызванных загрязнением или царапинами на стекле сканера. Есть инструменты для последующего редактирования ПДФ-документа.

Плюсы:

• поддерживает несколько языков, 
• можно запускать OCR-распознавание для 2 и более файлов;
• позволяет записывать сценарии, например, «После сканирования отправлять на распознавание и сохранять файлы в DOCX».

Минусы: 

• недоступна прямая оплата и продление лицензий в РФ;
• решение под Linux FineReader Engine (Файнридер Инжин) менее функционально по сравнению с версиями для Windows и macOS. 

Сценарии использования: оцифровка архивов, обработка первичных документов, подготовка файлов для передачи в учетные системы. 

Adobe Acrobat

Тип решения: универсальный PDF-редактор со сканированием.

Условия для бизнеса: доступна подписка для команд и корпоративные тарифы, возможна организация совместной работы через облачный сервер с разграничением прав доступа.

Программа для сканирования документов в PDF в один файл и последующего редактирования. Оснащена системой OCR с многоязыковой поддержкой, можно запустить пакетное распознавание. Приложение автоматически выравнивает перекосы, повышает четкость изображений. 

Плюсы:

• есть облачная версия, а также приложения для мобильных устройств на Android и iOS;
• позволяет добавлять PDF-сканы в уже существующие документы как новую страницу;
• можно управлять уровнем сжатия; 
• есть автоматическая проверка орфографии.

Минусы:

• в РФ софт доступен только через посредников;
• не работает на Linux;
• не предлагает бессрочной лицензии — только подписка;
• в версии для смартфонов нет встроенного инструмента оцифровки — требуется установка мобильного сканера Adobe Scan (Эдоб Скан).

Сценарии использования: оцифровка первички и архивов с последующим редактированием, подготовка файлов для отправки и согласования. 

Readiris (Ридайрис)

Тип решения: универсальный PDF-редактор со сканированием.

Условия для бизнеса: доступны корпоративные тарифы, возможна установка дополнительных модулей для автоматизации процессов.

Эта программа ориентирована на массовую оцифровку: позволяет объединять несколько источников в общий файл, запускать OCR-распознавание в пакетном режиме. Софт оснащен инструментами редактирования изображений.

Плюсы:

• сохраняются таблицы, верстка в несколько колонок;
• кроме PDF, возможно сохранение результата в DOC, XLS, TXT, RTF;
• при переводе в редактируемый вид делает ссылки кликабельными.

Минусы:

• не всегда точно читает кириллические символы, особенно при обработке рукописных материалов;
• у российских компаний могут возникнуть сложности с покупкой ПО;
• не поддерживает Linux.

Сценарии использования: оцифровка архивов и подготовка документов к загрузке в системы ЭДО.

VueScan (ВуСкан)

Тип решения: софт для работы со сканерами.

Условия для бизнеса: корпоративных тарифов не предусмотрено.

Основное назначение VueScan — оцифровка фотографий и пленки (негативов и слайдов), но также его можно использовать как программу для сканирования в ПДФ. Поддерживает более 7000 типов устройств. Есть OCR-распознавание на 10+ языках.

Плюсы:

• оснащен инструментами для цветокоррекции и базовой ретуши;
• есть встроенная функция очистки пленки от пыли и царапин;
• можно скачать и установить дополнительные языковые пакеты.

Минусы:

• нельзя одной кнопкой остановить процесс сканирования — только принудительно, через диспетчер задач;
• некорректно работает с двуязычными сканами.

Сценарии использования: оцифровка бумажных документов и фотоархивов.

NAPS2 (Напс2)

Тип решения: программа для сканирования.

Условия для бизнеса: полностью бесплатная. Есть портативная версия — можно запускать без установки.

Программу для сканирования в ПДФ NAPS2 можно скачать бесплатно на русском языке. Софт поддерживает TWAIN и WIA-драйверы, поэтому подходит практически для любых устройств. Позволяет экспортировать готовые файлы в изображения JPG, PNG, TIFF, BMP. Предусмотрено OCR-распознавание на 120+ языках.

Плюсы: 

• можно создавать шаблоны профилей сканера для работы с фото и текстом;
• есть встроенный фоторедактор;
• можно подключаться к ПО удаленно через внутренний сервер компании.

Минусы:

• в базовом комплекте есть только английский словарь — остальные пакеты языков нужно устанавливать отдельно;
• не поддерживается многоязычное распознавание.

Сценарии использования: оцифровка архивов и первичной документации в малобюджетных организациях с ограниченным парком техники.

PaperScan (ПэперСкан)

Тип решения: программа для сканирования.

Условия для бизнеса: тарифы для команд и организаций предоставляются по запросу.

Софт успешно заменяет собственное ПО сканеров и расширяет возможности устройств, на которые свежие драйверы не выпускаются. Если бюджет компании ограничен, а объем документации небольшой, можно скачать бесплатную версию программы для многостраничного сканирования в PDF.

Плюсы:

• можно использовать как сетевой сканер;
• позволяет устранять пятна на бумаге, следы от сшивания, заломы;
• есть OCR-модуль. 

Минусы:

• не интегрируется с российскими системами управления документами (1С, Тензор, Диадок);
• если воспользоваться бесплатной утилитой, нельзя за один сеанс оцифровывать больше 10 листов.

Сценарии использования: оцифровка документов, обработка первичных файлов, сканирование архивов с последующей корректировкой качества.

Simple Scan (Симпл Скан)

Тип решения: программа для сканирования.

Условия для бизнеса: полностью бесплатный.

Эта утилита уже входит в программный пакет многих Linux-дистрибутивов. Также вы можете скачать простой сканер ПДФ для принтера бесплатно из репозиториев и установить через системный пакетный менеджер. Есть встроенные базовые функции редактирования: поворот, обрезка полей.

Плюсы:

• поддерживает пакетное и двустороннее сканирование;
• можно регулировать контраст и яркость, настраивать разрешение;
• доступна отправка по электронной почте.

Минусы:

• отсутствует функция распознавания текста;
• версия только под Linux.

Сценарии использования: оцифровка архивов и первички без установки дополнительного софта.

Scanitto Pro (Сканито Про)

Тип решения: программа для сканирования.

Условия для бизнеса: лицензия с неограниченным количеством рабочих мест в пределах организации.

Программа для сканирования и OCR‑распознавания в одном простом интерфейсе. Также софт можно использовать для быстрого ксерокопирования. Предусмотрен экспорт в различных форматах: JPG, TIFF, JP2, BMP.

Плюсы:

• позволяет использовать камеру ноутбука вместо сканера;
• есть инструменты для устранения наклона, очистки от шума;
• доступен прямой экспорт на Google Диск или Dropbox.

Минусы:

• только на Windows;
• при распознавании допускает много ошибок, сбивает табличную структуру.

Сценарии использования: оцифровка архивов и первичных документов, сканирование договоров и актов.

RiDoc (Ридок)

Тип решения: программа для сканирования.

Условия для бизнеса: есть лицензия для организаций.

Компактная программа для сканера в ПДФ формат со встроенным OCR‑распознаванием на 15+ языках. Также предусматривает конвертацию в DOC и прямую отправку по почте. Есть функции сжатия и архивирования.

Плюсы:

• сжимает PDF-файлы без потери качества;
• можно подключиться по сети;
• есть управление автоподачей листов.

Минусы:

• тарифы для юрлиц стоят больше, чем для частников;
• не предусмотрены обновления;
• нет оперативной связи с техподдержкой через чат — только по e-mail.

Сценарии использования: подготовка файлов для хранения, работа с первичкой, ускоренный обмен документами с контрагентами. 

WinScan2PDF (ВинСкан2ПДФ)

Тип решения: программа для сканирования.

Условия для бизнеса: доступно бесплатное использование.

WinScan2PDF — портативная утилита для преобразования фотографий и печатных материалов в электронный вид, не требует установки. Вы можете скачать сканер ПДФ бесплатно на компьютер или сохранить на USB-носитель. 

Плюсы:

• позволяет сохранять параметры сканирования;
• предусмотрено создание мультистраничных PDF-документов;
• поддерживает устройства с автоподачей и двухсторонний режим.

Минусы:

• нет встроенного OCR-модуля;
• не интегрируется с системами автоматизированного документооборота.

Сценарии использования: оцифровка небольших объемов файлов, быстрое сканирование вне офиса.

Чем PDF-редактор отличается от специализированного софта для сканеров и принтеров

Как видно из обзора, все ПО для преобразования документов в цифровой формат делится на 2 типа:

• Специализированное программное обеспечение — заменяет драйверы сканеров от производителей. Его используют, чтобы расширить стандартные возможности оборудования: добавить число экспортных форматов, улучшить качество отсканированных изображений, автоматизировать работу.
• PDF-редакторы — как и специализированный софт, оснащены встроенным функционалом для улучшения PDF-сканов. Но после оцифровки позволяют сразу перейти к работе с документом: заполнять поля форм, объединять и разделять файлы, удалять лишние страницы и вставлять новые. Также возможна установка защиты и подписание ЭЦП.

Подведем итоги

Выбор софта зависит от специфики работы с документами в отдельных структурных подразделениях. Бухгалтерии, юридическому и административному отделам важна не только возможность создавать скан-копии, но и дальнейшая работа с цифровыми материалами в PDF-редакторе. А архивам, канцелярии, службам делопроизводства может быть достаточно специализированного ПО, которое расширяет базовые возможности МФУ и позволяет сканировать большие объемы документов. 

В крупных организациях рационально использовать свои типы софта для разных отделов. Но для малых компаний, где нет четкого структурного разделения и сотрудники часто совмещают несколько должностей, удобнее, когда на ПК установлена универсальная программа, в которой можно не только сканировать документы, но и продолжить редактирование без дополнительного ПО.

Источники изображений:

Архив компании

Выбор редакции

Все

Публикации, которые получают больше внимания и попадают в Сюжеты РБК

Рекомендации партнеров: