Какие процессы сильнее всего тормозят работу компании? Показываем, что стоит автоматизировать в первую очередь
Когда компания начинает цифровизацию документооборота, возникает главный вопрос: что автоматизировать первым?
Ошибка многих организаций — пытаться перевести в электронный вид сразу все процессы. Это приводит к дорогому и затяжному внедрению.
Гораздо эффективнее начать с процессов, которые:
- создают наибольшую нагрузку;
- требуют много ручной работы;
- чаще всего вызывают ошибки;
- напрямую влияют на скорость работы.
Разберем 8 процессов, которые обычно дают максимальный эффект после автоматизации.
1. Согласование договоров
Во многих компаниях договор проходит сложную цепочку согласований:
- юрист;
- бухгалтерия;
- служба безопасности;
- руководитель подразделения;
- директор.
Если процесс построен вручную, проект контракта может неделями пересылаться по почте и мессенджерам.
Автоматизация позволяет:
- настроить маршруты согласования;
- отслеживать статус документа;
- автоматически уведомлять участников;
- хранить историю изменений;
- формировать листы согласований.
В результате сроки согласования сокращаются в несколько раз.
2. Контроль первичных документов
Одна из самых болезненных задач бизнеса — контроль статуса и возврата закрывающих документов.
Без единой системы контроля первички сотрудники вынуждены:
- вести Excel-таблицы;
- вручную проверять статусы (подписан, оплачен, исполнен);
- искать документы у коллег и у контрагентов;
- контролировать возврат оригиналов или подписания в ЭДО.
Автоматизация позволяет:
- видеть статус каждого документа;
- получать уведомления о просрочке;
- автоматически формировать отчеты;
- контролировать задолженность по документам;
- контролировать статусы (подписан, оплачен, исполнен)
3. Формирование заполненных шаблонов документов
Во многих компаниях сотрудники продолжают вручную создавать:
- кадровые приказы и распоряжения;
- договоры;
- дополнительные соглашения;
- акты и УПД;
- счета;
- коммерческие предложения;
- заявки;
- доверенности.
Даже при наличии набора шаблонов в WORD и EXCEL процесс все равно остается ручным:
- сотрудник копирует файл шаблона;
- меняет реквизиты;
- вручную подставляет даты, суммы и условия;
- редактирует формулировки договора и приложений;
- отправляет документ на согласование.
Такой подход приводит к типовым проблемам и рискам:
- ошибки в реквизитах;
- использование неправильных шаблонов;
- опечатки и ошибки в расчетах сумм и спецификаций;
- разные формулировки в одинаковых документах;
- длительное создание документов.
Автоматизация формирования заполненных документов позволяет:
- создавать документы за несколько секунд;
- автоматически подставлять данные из CRM, ERP или карточки контрагента и договора учетной программы;
- использовать актуальные шаблоны;
- исключить ручные ошибки;
- стандартизировать договорную работу.
Например, менеджер выбирает нужный тип договора или первичного документа, а программа автоматически:
- подставляет реквизиты сторон;
- заполняет суммы и сроки;
- формирует готовый документ;
- отправляет его на согласование.
4. Электронный архив документов
Отсутствие единой электронной базы документов создают сразу несколько проблем:
- документы долго ищутся;
- теряются версии;
- сложно обеспечить общий доступ с распределением прав доступа.
Единый электронный архив позволяет:
- находить документы за секунды;
- хранить историю изменений;
- разграничивать права доступа;
- быстро предоставлять документы по запросу;
- обеспечить безопасность хранения данных.
5. Подписание документов
Ручное подписание документов — один из главных факторов задержек.
Особенно это заметно:
- при удаленной работе;
- при работе с филиалами;
- при большом объеме документов.
Использование электронной подписи и ЭДО позволяет:
- ускорить обмен документами;
- сократить расходы на доставку;
- быстрее закрывать сделки;
- уменьшить количество ошибок.
6. Внутренние согласования и заявки
Во многих компаниях до сих пор используются бумажные заявки:
- на отпуск;
- на закупки;
- на оплату;
- на доступы;
- на командировки.
Автоматизация таких процессов:
- сокращает время обработки;
- уменьшает нагрузку на сотрудников;
- делает процессы прозрачными;
- упрощает контроль сроков.
Выбор редакции
Публикации, которые получают больше внимания и попадают в Сюжеты РБК
Рекомендации партнеров: