Как мы помогли Почте России автоматизировать учет в 38 000 отделений

Автоматизация инвентаризации в 38000 отделений Почты России позволила сократить время учета в 2 раза, устранить ручной ввод и ошибки

Задача и причина

Задача
Почта России столкнулась с критическими проблемами в процессе инвентаризации: ручной поиск позиций по бумажным описям, частые ошибки при переносе данных в 1С, задержки в оформлении отчетности. Нужна была полная автоматизация учета товаров и регистрируемых почтовых отправлений (РПО) в 38 000 отделений. 

Требовалось:

• Устранить ручной ввод данных и поиск позиций в списках из 400–700 SKU на отделение.
• Сократить время пересчета, минимизировать расхождения с учетной системой.
• Обеспечить работу в офлайн-режиме с последующей синхронизацией в 1С.
• Интегрировать решение с «1С:Управление торговлей 11.1» без потери функциональности.

Причина
Раньше сотрудникам приходилось носить с собой пачки бумаг, бегать между складом и компьютером, искать товары по наименованиям в Excel-таблицах. Из-за этого инвентаризация занимала вдвое больше времени, а ошибки приводили к возврату документов из бухгалтерии. Это не только раздражало команду, но и искажало данные учета.

Руководство Почты России осознало: рутинные операции отнимают ресурсы, которые можно направить на улучшение клиентского сервиса. Время, затрачиваемое на поиск позиций в бумажных списках, стало критической точкой. В некотором роде это был проект с экономическим эффектом: хотели упростить жизнь сотрудникам, а дополнительно еще и затраты сократили. 

До 2025 года Почта России проводила инвентаризацию в 38 000 отделений вручную. Сотрудники сверяли остатки товаров по бумажным описям или Excel-таблицам, что занимало до 60% времени на поиск позиций среди 400–700 SKU на отделение. Ручной ввод данных в «1С:Управление торговлей» приводил к ошибкам: бухгалтерия возвращала документы из-за расхождений, а задержки в оформлении отчетности увеличивали сроки проверок. Что значительно задерживало время обслуживания в отделении.

Проблемы, которые мы выявили в ходе аудита:

• Отсутствие единого цифрового инструмента для учета ТМЦ и регистрируемых почтовых отправлений (РПО).
• Зависимость от бумажного документооборота — исправления в описях, необходимость повторного оформления документов.
• Несовместимость региональных баз 1С — 82 базы имели уникальные настройки номенклатуры.

Этапы внедрения

После анализа болевых точек мы определили ключевые требования к решению: интеграция с 1С, поддержка офлайн-режима и минимизация ручного ввода данных путем перехода на мобильный учет. 

Нам нужно было решение, которое «проживет» в условиях 82 региональных баз 1С и будет работать даже в  условиях нулевой связи.

Ольга Шабалова, руководитель департамента оптимизации бизнес-процессов, ПочтаРоссии

Проект по автоматизации учета в почтовых отделениях запустили с пилотного тестирования, чтобы минимизировать риски при масштабировании.

Ранее сотрудникам приходилось носить с собой пачки бумаг, бегать между складом и компьютером, исправлять ошибки вручную. Теперь весь цикл инвентаризации укладывается в три этапа, сокращая время обработки данных и исключая человеческий фактор.

Иван Балашов,  руководитель направления автоматизации Почты России

Как работает система

После внедрения автоматизации процесс инвентаризации стал линейным и контролируемым. Сотрудники больше не тратят время на перемещение между точками учета и ручной ввод данных. Все операции происходят в едином цифровом потоке: от получения задания до формирования итоговых документов. Это позволило сократить этапы проверки остатков и исключить человеческий фактор на критических участках.

Принцип работы сейчас следующий:

• Сотрудник загружает задание из 1С на ТСД.
• Сканирует штрихкоды ТМЦ и РПО. При повреждении кода система позволяет найти позицию по наименованию, артикулу или производителю.
• В офлайн-режиме данные сохраняются локально и синхронизируются при подключении к сети.
• После завершения формируются сличительная ведомость и опись, автоматически передаваемые в 1С.

Преодоление ключевых сложностей
Интеграция с распределенной инфраструктурой Почты России потребовала решения двух критических задач: совместимости с разнородными базами данных и адаптации сотрудников к новому инструменту. Наша команда последовательно прорабатывала оба направления, фокусируясь на обратной связи от конечных пользователей.

Сложности и решения:

• Интеграция с 82 базами 1С
  Каждая база имела особенности в структуре номенклатуры. Решение пришлось адаптировать под региональные стандарты, проведя тесты совместимости.
  

Страхи были в отношении учетной системы. 1С — непростая программа. Найти решение, совместимое с каждой базой, было критически важно.

Ольга Шабалова

• Сопротивление сотрудников
  Многие привыкли к бумажному учету. Обучение и пошаговые инструкции снизили порог вхождения.

Пользователи сначала опасались новшеств, но через месяц работы с ТСД отмечали, что процесс стал прозрачнее.

Анастасия Коваленко, руководитель проектов Клеверенс

Технические особенности:

• Поддержка 1D/2D штрихкодов и ручного ввода данных.
• Визуальный интерфейс с тремя основными операциями: инвентаризация по факту, по заданию, сверка.
• Безопасность через Active Directory и MDM SafePhone.

Система запущена во всех 38 000 отделениях к началу 2026 года. По данным Почты России, в 95% случаев сотрудники используют ТСД с «Магазином 15» без обращений в техподдержку. Решение также легло в основу новых процессов — например, проверки соблюдения технологических стандартов на почтовых объектах.

Результат

После завершения масштабирования решения на все 38 000 отделений к началу 2026 года заказчик зафиксировал измеримые улучшения в ключевых процессах. Внедрение автоматизации на базе ТСД M3 Mobile и ПО «Магазин 15» стало не просто техническим обновлением, а системным изменением, повлиявшим на эффективность работы сотрудников, точность учета и скорость взаимодействия с клиентами. По данным внутренних отчетов компании, автоматизация устранила критические узкие места, выявленные еще на этапе аудита, и превысила ожидания по экономии времени и снижению ошибок.

Что получили:

• Скорость ×2 — время инвентаризации сокращено в среднем на 50%.

Внедрение продукта позволило почти вдвое сократить затраты на проведение инвентаризации.

Иван Балашов

• Точность 99,9% — ошибки при ручном вводе данных устранены. Бухгалтерия больше не возвращает документы на доработку.
• Уверенность в данных — прозрачный учет ТМЦ и РПО в реальном времени, включая офлайн-режим.
• Время для клиентов — сотрудники перестали тратить 2—3 часа на поиск позиций и теперь фокусируются на обслуживании.

Мы действительно хотели упростить жизнь нашим сотрудникам. Теперь мы знаем, что все под контролем. Автоматизация дала ясность о движении товара и отправлений.

Елена Гайдаенко, руководитель проекта Почты России

Проект стал примером того, как технологии возвращают людям время. Сегодня терминалы сбора данных используются не только для инвентаризации, но и для проверки соблюдения технологических процессов. А мы продолжаем дорабатывать функционал, доказывая, что даже в гигантской системе из 38 000 отделений можно сделать рутину простой.

Источники изображений:

cleverence.ru

Выбор редакции

Все

Публикации, которые получают больше внимания и попадают в Сюжеты РБК

Рекомендации партнеров: