Росстандарт утвердил ГОСТ с рекомендациями по организации рабочего пространства на основе японской системы 5S. Документ описывает, как превратить рабочее место из «творческого хаоса» в более организованное и структурированное пространство.
Метод 5S включает пять последовательных шагов: сортировку, самоорганизацию, уборку, стандартизацию и совершенствование. Сначала предлагается провести ревизию рабочего стола и честно разделить вещи на две категории: «без этого никак» и «это почему-то тут лежит уже месяц».
Далее начинается этап самоорганизации: у каждого предмета должно появиться постоянное место. Ручка больше не должна «исчезать в параллельной реальности», а документы — переезжать по столу без согласования с владельцем. Часто используемые вещи предлагается держать ближе, а редко нужные — отправить в дальние «резервы».
Отдельно в ГОСТе прописана систематическая уборка: рабочее место должно оставаться чистым постоянно, а не только перед проверками или важными созвонами. Также рекомендуется устранение самих причин беспорядка, чтобы он не возвращался быстрее, чем успевает закончиться рабочий день.
Следующий шаг — стандартизация. В качестве ориентира ГОСТ предлагает зафиксировать «идеальное» состояние рабочего стола — например, сфотографировать его после уборки. По задумке, это должно помочь поддерживать порядок в дальнейшем, когда вокруг снова накапливаются бумаги и канцелярия.
Финальный этап — совершенствование. Поддерживать порядок в офисе предлагают с помощью мотивации: конкурсов, внутренних соревнований и других способов вовлечь сотрудников в систему 5S. По задумке, это должно помочь закрепить привычку держать рабочее место в порядке, а не превращать стол в склад вещей «на всякий случай».