Как поставщику присоединиться к электронным закупкам в 2026 году рассказывает Руководитель проекта Секция Закупки.Гос44 ЭТП ГПБ Егор Скочилов
Цифровая трансформация изменила госзакупки: молоточные аукционы и бумажный документооборот уступили место современным электронным торгам. С одной стороны, изменения открыли новые возможности для бизнеса. С другой — поспособствовали появлению новых правил и вызовов.
Как поставщику присоединиться к электронным закупкам в 2026 году, получить первую электронную подпись, выбрать ИИ-инструменты и распланировать бюджет?
С чего начать: КЭП, аккредитация, цифровая инфраструктура
Отправная точка на пути поставщика, который решил присоединиться к госзакупкам, — получение квалифицированной электронной подписи. На этом этапе, как правило, не возникает трудностей. Хотя физический носитель подписи, токен, поставщик получает у криптопровайдера лично либо подтверждает через курьера, обновления доступны дистанционно.
Следующий шаг, регистрация в Едином реестре участников закупок, также проходит «безболезненно» — еще в 2022 году процедуру максимально упростили благодаря интеграции данных из ФНС.
Но есть ли на старте подводные камни? Яркий пример — машиночитаемые доверенности (МЧД), которые поставщик получает в Единой информационной системе (ЕИС). МЧД имеют ограниченный срок действия, обычно год. За их актуальностью важно следить, особенно в случае с правом передоверия. Если МЧД отозвана у сотрудника, который выдавал доверенности другим, будут аннулированы и все выданные им документы. С этой трудностью сталкиваются, например, сотрудники юридических лиц, которые подают заявки и подписывают контракт электронной подписью директора организации.
В начале пути также важно уделить внимание технической составляющей: убедиться в совместимости специального ПО (например, КриптоПро CSP) с обновлениями браузеров и операционных систем.
Административная нагрузка: документы, регламенты, соответствие требованиям
Парадокс цифровизации в том, что она упрощает одни процессы, но одновременно предлагает и новые административные вызовы.
Система электронного актирования, например, обязывает поставщиков отчитываться о каждой поставке через электронный УПД в ЕИС. Для малого бизнеса это небольшой рост нагрузки на бухгалтерию, а вот крупным компаниям стоит подготовиться к дорогостоящей интеграции с внутренними системами учета, например, 1С.
Другой пример — параллельная отчетность в системе «Честный знак»: на сегодняшний день товары необходимо сначала списывать в самой системе, а затем дублировать эту информацию в электронном актировании.
Разобраться с этими специфическими требованиями могут помочь опытные специалисты. Нанять отдельного менеджера по закупкам, например, целесообразно, если вы участвуете в большом количестве закупочных процедур. Электронное актирование, скорее всего, ляжет на плечи бухгалтерии, а работать с «Честным знаком» предстоит специалисту, который отпускает товар со склада. Если ранее вы не работали с госзаказом, важно уделить время обучению.
Конкуренция и ценообразование в цифровой среде
Принятие решения об участии в госзакупках — сложный финансовый расчет. Победа в аукционе по самой низкой цене является опасным заблуждением. На деле выигрывает тот, кто точнее спрогнозировал полную стоимость участия: учел цену товара, замороженное обеспечение, банковские комиссии, расходы на аналитику и специалистов. Без детальных расчетов можно выиграть — но остаться в убытке.
Свои особенности есть и у конкуренции в сфере закупок. Открытость данных, например, усложнила жизнь местным компаниям, так как крупные федеральные игроки с мощными аналитическими системами видят цены и могут позволить себе демпинг, чтобы зайти на новый рынок.
В силу существующих сложностей разумной альтернативой для новичков без опыта часто становится субподряд. По закону крупные исполнители обязаны привлекать малый и средний бизнес. Это выгодный вход в систему: вы получаете опыт и доход по госзаказу, а головной исполнитель берет на себя всю сложную цифровую отчетность с заказчиками.
ИИ и автоматизация: снижение издержек или бесполезная статья расходов
«Умные» инструменты в закупках развиваются по двум векторам: роботизация (RPA) и решения на основе ИИ.
Роботизация — «классический» путь. Она давно и успешно применяется в стандартизированных нишах — например, в страховании. Программы-роботы автоматически находят закупки, подают заявки, участвуют в аукционах и приносят поставщикам измеримую выгоду.
С ИИ-инструментами ситуация иная — решения на основе искусственного интеллекта в госзакупках находятся на начальной стадии развития. Например, на рынке появляются первые ассистенты для консультаций по нормативам или проверки заявок. Их ценность — в ускорении обучения специалистов в быстро меняющемся законодательном поле. Однако полноценно заменить эксперта такие ассистенты пока не могут. Подготовка нестандартных заявок и анализ сложных проектов контрактов по-прежнему требуют глубокого предметного опыта.
Таким образом, граница между выгодной инвестицией и лишними затратами в случае с «умными» инструментами определяется уровнем стандартизации задачи. Роботизация рутины в определенных закупках окупается быстро и гарантированно. А вот вложения в ИИ являются долгосрочными и высокорискованными. Их целесообразность каждый поставщик должен оценивать отдельно, исходя из своих масштабов и амбиций.
Цифровая трансформация в госзакупках — палка о двух концах. С одной стороны, она упрощает старт и освобождает заказчиков и поставщиков от бюрократии. С другой — создает новые вызовы. Среди них — необходимость постоянно настраивать цифровые инструменты, быстро адаптироваться, вести параллельные электронные отчетности в разных системах и другие задачи.
И все-таки успех поставщика в сфере госзакупок сегодня во многом зависит от способности выстроить эффективную цифровую и процессную экосистему. В итоге выигрывает тот, кто учится сочетать компетенции экспертов с грамотным применением технологий для автоматизации рутины и анализа данных. Постепенно технологическая подкованность становится таким же конкурентным преимуществом, как цена и качество товаров, работ или услуг.
Выбор редакции
Публикации, которые получают больше внимания и попадают в Сюжеты РБК
Рекомендации партнеров: