Три модели договорного учета: какая подходит вашей компании

Рассмотрим разные подходы к процессам договорной работы: от простых реестров и справочников к data-driven управлению и снижению рисков

В некоторых компаниях договорной учет воспринимается как вспомогательная функция: несложный реестр договоров и архив документов. Однако по мере роста бизнеса и усложнения сделок такой упрощенный подход может создавать ограничения — снижается контроль процессов, увеличиваются операционные риски и теряется управляемость.

На практике договорная работа затрагивает сразу несколько функций: продажи, закупки, юридическую службу, финансы. При отсутствии единой модели учета и четко выстроенных процессов такое разнообразие участников приводит к разрозненности данных, дублированию операций и потере контроля на ключевых этапах — от согласования условий до исполнения обязательств.

Ключевая проблема заключается в том, что в компаниях отсутствует единое понимание: что именно должно входить в контур договорного учета и как им управлять. В результате договорной учет остается набором отдельных действий, а не управляемой системой.

В этой статье мы рассмотрим, как структурировать договорной учет как полноценные бизнес-процессы, какие модели учета существуют и как выбрать подходящий вариант в зависимости от уровня развития компании.

С чего начать

Вначале проведите аудит процессов, входящих в договорной учет. На практике границы этого учета в компаниях определяются по-разному: от расширенного подхода (включая обработку предварительных заявок и участие в тендерах) до узкого — только этап исполнения обязательств после подписания договора.

Чтобы избежать размытости, договорной учет рекомендуется рассматривать как самостоятельную группу бизнес-процессов с четко определенными:

• границами (от точки входа до закрытия обязательств),
• регламентами,
• набором данных и документов,
• участниками и зонами ответственности.

По аналогии с бухгалтерским или кадровым учетом, договорной учет должен быть формализован и управляем как отдельная функциональная область, а не набор разрозненных операций.

Аудит процессов договорного учета направлен на решение следующих задач:

• выявление проблемных мест и неэффективных операций (задержки, дублирование, ручной труд);
• актуализация и оптимизация регламентов;
• формализация ролей участников процесса и закрепление ответственности за результат.

Таким образом, договорной учет включает три ключевых элемента:

·  Сотрудники, ответственные за договорную работу.

·  Бизнес-процессы договорного учета.

·  Данные договорного учета.

Как провести аудит договорного учета

Определите целевую модель процесса договорного учета

На этом шаге необходимо зафиксировать, какие именно этапы входят в контур договорного учета вашей компании. Это управленческое решение, которое определяет границы процесса, состав участников и требования к данным.

В зависимости от масштаба бизнеса, сложности сделок и наличия закупочных или сбытовых процедур, можно выделить три типовые модели договорного учета. Выбор модели должен обосновываться фактической нагрузкой на процесс, а не на формальные представления об «идеальной» схеме.

Модель 1. Базовый договорной учет

В базовой модели процессы начинаются с момента подписания договора и завершаются после полного исполнения обязательств сторонами.

Ключевые моменты:

• ведение простого реестра договоров;
• контроль сроков и факта исполнения обязательств;
• минимально необходимая детализация данных по договору.

Данная модель применима в следующих условиях:

• применение стандартных шаблонов договоров и отсутствие сложных согласований;
• ограниченное количество участников процесса;
• отсутствие или минимальная доля тендерных и конкурсных процедур;
• короткий цикл исполнения договоров;
• небольшое количество первичных документов и отсутствие сложных рамочных договоров со спецификациями.

Базовый подход позволяет быстро формализовать учет, но имеет ограничения для масштабирования и автоматизации при росте сложности договорной работы.

Модель 2. Расширенный договорной учет

В дополнение к первому варианту, расширенная модель дополнена этапами преддоговорной работы — процессом согласования проекта договора до его подписания. Таким образом, процесс охватывает не только исполнение, но и формирование условий сделки и проведение правовой экспертизы.

Появление выделенного этапа согласования, как правило, связано с ростом сложности договоров, необходимостью учета интересов нескольких сторон (включая субподрядчиков) и повышенными требованиями к юридической и финансовой проработке условий.

Ключевые дополнения по сравнению с базовой моделью:

• внедрение регламентированного процесса согласования договоров (маршруты, роли, правила);
• формализация работы со спецификациями (в том числе закупочными);
• учет и контроль первичных документов в разрезе договоров;
• включение процессов претензионно-исковой работы как части договорного учета.

Важные элементы данной модели:

• контроль сроков согласования и устранение «узких мест» в маршрутах;
• прозрачность статусов договоров на этапе подготовки и исполнения;
• связность данных между договором, спецификациями и первичными документами;
• контроль претензионной работы.

Структура данных в расширенной модели включает:

• справочники контрагентов с подробной информацией по сотрудникам;
• листы согласования (с историей решений и комментариями);
• детализированные реестры договоров (с этапами жизненного цикла и статусами);
• реестры первичных документов, привязанных к договорам;
• реестры спецификаций;
• реестры претензий и судебных дел.

Данная модель применяется в компаниях со следующими характеристиками:

• средняя и высокая сложность договоров;
• значительное количество пунктов, требующих согласования;
• наличие закупочной деятельности или работы с подрядчиками;
• повышенные требования к контролю обязательств и юридическим рискам.

Расширенный подход обеспечивает управляемость уже на этапе до подписания договора и снижает операционные и правовые риски, однако это требует строгой регламентации и вовлечения руководителя для поддержки соблюдения правил.

Модель 3. Максимальный договорной учет с data-driven подходом

Максимальная модель развивает первые два подхода за счет внедрения сложной аналитики и перехода к управлению договорной деятельностью на основе данных. Если в предыдущих моделях основной упор сделан на учете и контроле, то здесь — на поддержке управленческих решений.

В условиях высокой конкуренции и усложнения сделок недостаточно вести реестры договоров и документов. Ключевое преимущество формируется за счет способности извлекать из данных договорного учета управленческую ценность: оценивать эффективность, прогнозировать риски и управлять экономикой контрактов.

Ключевые возможности данной модели:

• расчет и анализ рентабельности договоров (в разрезе клиентов, проектов, типов сделок);
• оценка и мониторинг рисков по каждой сделке;
• учет фактических и прогнозных затрат на протяжении жизненного цикла договора;
• формирование сложной отчетности (дашборды, аналитические графики и диаграммы, динамика показателей).

Максимальный подход предполагает внедрение data-driven модели управления, в рамках которой решения принимаются на основе фактических данных, а не эмоциональных и интуитивных оценках.

В рамках данной модели используются четыре уровня аналитики:

• дескриптивная (описательная) — отвечает на вопрос «что произошло» (фактические показатели, отчеты);
• диагностическая — объясняет «почему это произошло» (отклонения, причинно-следственные связи);
• предиктивная (прогнозная) — оценивает «что вероятно произойдет» (прогнозы исполнения, риски срыва сроков или бюджета);
• прескриптивная (предписывающая) — предлагает варианты решений «что делать» (рекомендации по корректирующим действиям и оптимизации условий договоров).

Данная модель характерна для компаний с проработанными бизнес-процессами и высокой нагрузкой на договорную деятельность:

• значительный объем контрактов и данных;
• сложные финансовые модели сделок;
• высокая цена ошибок и рисков;
• необходимость оперативного управленческого контроля.

Максимальный договорной учет превращает операционный учет в инструмент управления прибыльностью и рисками бизнеса, однако требует развитой автоматизации, регламентов по хранению рабочих данных и внедрения единых методик расчета показателей.

Итог: выбор модели и автоматизация

Выбор модели договорного учета — это управленческое решение, которое каждая компания принимает самостоятельно, исходя из масштаба бизнеса, сложности сделок, требований к контролю и уровня развития.

Базовая, расширенная или максимальная модель — это не выбор между «правильным» или «неправильным» вариантом. Описанные модели показывают этапы развития договорного учета. На практике компании постепенно переходят от простого учета к комплексному управлению договорами и данными.

Вне зависимости от выбранной модели существует общая рекомендация: договорной учет должен быть регламентирован и управляем.

Ключевым инструментом для достижения этих целей является внедрение специализированной программы договорного учета, которая обеспечивает:

• автоматизацию всех этапов работы с договорами — от согласования до исполнения и закрытия;
• формирование заполненных шаблонов договоров и первичной документации;
• единую базу для хранения данных по контрагентам, договорам и связанным документам;
• контроль сроков, обязательств и статусов в режиме реального времени;
• снижение операционных рисков за счет исключения ручных операций и потери данных;
• основу для последующей аналитики и принятия управленческих решений.

Таким образом, вне зависимости от текущего уровня зрелости, внедрение системы договорного учета — это не просто шаг к оптимизации процессов, а необходимое условие для масштабирования бизнеса, повышения управляемости и снижения рисков.

Источники изображений:

1. Freepik.com; 2. Архив «РП-Интеграция»

Выбор редакции

Все

Публикации, которые получают больше внимания и попадают в Сюжеты РБК

Рекомендации партнеров: