Кадровое делопроизводство — это обязательная часть работы любой компании с персоналом. Использование КЭДО делает КДП более управляемым и эффективным
Любая организация, в которой есть сотрудники, обязана выстраивать кадровое делопроизводство (КДП). Это система работы с документами персонала, основанная на требованиях трудового законодательства.
Разберем, что включает в себя КДП, какие задачи решают специалисты и как можно упростить эту работу с помощью современных инструментов.
Что включает в себя кадровое делопроизводство
Кадровое делопроизводство — это совокупность процессов, связанных с оформлением, хранением и обработкой документов сотрудников.
Главная задача КДП — регулировать отношения между работодателем и работниками и обеспечивать их соответствие законодательству.
Эффективность кадрового делопроизводства можно оценить по тому, насколько быстро и без ошибок проходят процессы:
- сотрудники своевременно подписывают документы
- кадровая служба оперативно оформляет бумаги
- выплаты и справки предоставляются без задержек
Какие задачи решает специалист КДП
Работа кадрового специалиста охватывает широкий круг обязанностей. В частности, он:
- оформляет прием, перевод и увольнение сотрудников;
- формирует и ведет штатное расписание;
- ведет личные дела работников;
- контролирует график отпусков;
- готовит и выдает справки.
Обязательные документы в кадровом делопроизводстве
Согласно требованиям Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести определенный набор кадровых документов.
Их условно делят на две категории:
1. Локальные нормативные акты (ЛНА)
Это внутренние документы компании, с которыми необходимо ознакомить сотрудников.
2. Документы кадрового учета
К ним относятся:
- приказы о приеме на работу;
- трудовые книжки;
- и другие кадровые документы.
Кто отвечает за КДП
Обязанность вести кадровое делопроизводство лежит на всех работодателях — как на организациях, так и на индивидуальных предпринимателях.
При этом компания самостоятельно определяет, как организовать эту работу. Возможны разные варианты:
- выделение отдельного кадрового отдела;
- назначение ответственных специалистов;
- передача функций на аутсорсинг.
Выбор зависит от масштаба бизнеса и доступного бюджета.
Как автоматизация упрощает кадровое делопроизводство
Работа с кадровыми документами часто связана с большим объемом рутинных задач. Например:
- сбор информации для графика отпусков;
- оформление справок;
- контроль подписания документов.
Каждое из этих действий требует подготовки документа, согласования и напоминаний сотрудникам.
Использование цифровых решений позволяет значительно упростить эти процессы.
КЭДО как инструмент оптимизации КДП
Система кадрового электронного документооборота (КЭДО) переводит работу с документами в цифровой формат.
С ее помощью можно:
- подписывать документы онлайн;
- обмениваться заявлениями и приказами без личных встреч;
- хранить документы в электронном архиве.
Это ускоряет процессы, так как отпадает необходимость отправки документов почтой или курьером.
Кроме того, все файлы всегда доступны — они хранятся в защищенной системе.
Итог
Кадровое делопроизводство — это обязательная часть работы любой компании с персоналом. Оно требует точности, соблюдения законодательства и значительных временных затрат.
Переход на электронный документооборот позволяет:
- сократить рутину;
- ускорить процессы;
- снизить нагрузку на кадровую службу.
Использование современных решений, таких как HRlink, делает КДП более управляемым и эффективным.
Выбор редакции
Публикации, которые получают больше внимания и попадают в Сюжеты РБК
Рекомендации партнеров: