Эксперт PDF Commander поделился инструкцией, как объединить несколько PDF файлов в один документ на ПК и онлайн, а также в офисных редакторах бесплатно
Чем крупнее фирма, тем шире поток документов. Договоры, счета и скан-копии поступают из нескольких источников и в разное время. Это затрудняет поиск нужных страниц для налоговой, контрагентов или печати. Значительно удобнее, когда все материалы собраны вместе и расположены в правильном порядке. В статье покажем эффективные способы, как объединить ПДФ файлы в один документ, чтобы упростить хранение, передачу и дальнейшую работу с ними.
Какие задачи решаются сливанием файлов
Финансовые, юридические и кадровые отделы повседневно сталкиваются с необходимостью соединять PDF-документы. Разберем типовые сценарии, когда эта операция упрощает работу.
- Заключение контрактов. К основному договору обычно прилагаются спецификации, графики платежей, технические задания или дополнительные соглашения. Когда все части собраны в общий PDF-документ, проще обсуждать условия, передавать комплект контрагенту.
- Оформление удаленного сотрудника. При приеме на работу человек присылает скан-копии паспорта, СНИЛС, ИНН, трудовой книжки и подписанный экземпляр договора. Чтобы не хранить десяток вложений, их собирают вместе для кадрового архива.
- Сдача документов на проверку. Помимо отчета необходимо предоставить, акты, счета и другие доказательства расходов или выполненных работ. Единый PDF-файл позволяет быстро показать всю картину руководителю, налоговому инспектору, аудитору.
- Загрузка в системы ЭДО. Некоторые электронные сервисы ограничивают количество прикрепленных файлов. Поэтому при отправке заявок, обращений или отчетов удобно объединить все вложения в общий PDF-файл.
Какие способы и инструменты пользователи выбирают чаще всего
Задача, как соединить ПДФ файлы в один документ, имеет три решения.
- Офисные приложения. Microsoft Word и его бесплатные альтернативы — LibreOffice (Либреофис), OnlyOffice (Онлиофис) и другие — умеют открывать ПДФ-файлы. Правда, они преобразуют их в свой формат, иногда при этом может сбиться форматирование. Прямой функции объединения в таком ПО нет. Пользователь копирует и вставляет содержимое нескольких файлов в один проект, а потом экспортирует результат в PDF-формат.
- Онлайн-сервисы. Объединение выполняется через браузер: файлы загружаются на сайт, после чего система формирует готовый результат для скачивания. Обработка происходит на внешних серверах. Это удобно, если нет доступа к нужным программам, однако при работе с конфиденциальной информацией такой вариант требует осторожности.
- Специализированные PDF-редакторы. Такие программы позволяют напрямую объединить файлы ПДФ в один общий PDF и сохранить результат без преобразования формата. Кроме того, подобный софт решает и другие задачи: редактирование текста, добавление комментариев, защита файла, конвертация и работа со сканами, подписание КЭП.
Какие выделяются критерии выбора софта
Подходящий инструмент выбирают с учетом сферы применения, частоты использования, привычных программ и требований к защите информации.
- Для разовых задач. Если объединение требуется время от времени, обычно выбирают онлайн-сервисы. Они позволяют выполнить слияние, даже если приходится работать далеко от основного места, например, на чужом компьютере.
- При работе в Word и Excel. Если исходные материалы создаются в офисных программах и только затем сохраняются в PDF, логично использовать возможности того же софта. Хотя способ сложнее, чем с помощью специализированных редакторов, он позволяет решить задачу, как собрать ПДФ файлы в один документ, без дополнительных программ.
- Для регулярной работы. Когда подобные операции выполняются постоянно — в бухгалтерии, кадровом или юротделе — удобнее использовать специализированные PDF-редакторы. Они позволяют быстро обрабатывать большие объемы материалов, сохранять порядок страниц. А отсутствие промежуточной конвертации гарантирует неизменность исходной структуры ПДФ-документа.
- Для больших и многостраничных файлов. Когда речь идет о десятках или сотнях страниц, важны стабильность работы и точное сохранение структуры. В таких случаях предпочтительнее ПДФ-редакторы, которые обрабатывают документы напрямую.
- При наличии конфиденциальных данных. Если ПДФ-документы содержат персональную или коммерческую информацию, предпочтительны инструменты, работающие локально на компьютере. Это снижает риск утечки информации.
Как выполнить слияние в специализированных редакторах
Большинство специализированных инструментов имеют схожие принципы работы. Запомнив алгоритм, как сшить ПДФ файлы в один, вы легко выполните операцию в любой программе.
Для примера возьмем редактор документов PDF Commander. Он позволяет оптимизировать файлы: объединять, редактировать содержимое, настраивать защиту и сжимать файлы. Правда, отправить подготовленный документ напрямую клиенту не получится — нет почтового клиента.
Инструкция по слиянию файлов:
1. В стартовом окне нажмите на выделенную кнопку.
2. Выберите файлы и загрузите их в программу. Можете сразу расположить их в правильной последовательности: выделите миниатюру файла и курсором перетащите ее на нужное место.
3. Сохраните результат.
По аналогичному принципу вы можете выполнить объединение в других ПДФ-редакторах.
- Adobe Acrobat — инструмент поддерживает конвертацию и объединение файлов, редактирование содержимого. В настоящее время ПО официально недоступно в России, многие компании продолжают его использовать через «серые» лицензии.
- Wondershare PDFelement — в редакторе можно создать документы с нуля, уменьшить их вес и объединить перед отправкой несколько файлов ПДФ в один. Для работы подходит только полная версия — в ознакомительной при экспорте поверх страницы добавляется логотип разработчика.
- Master PDF Editor — российская программа поддерживает множество форматов, в том числе использующихся в системах автоматического проектирования. После конвертации можно собирать спецификации в единый комплект, добавлять оглавление и закладки, корректировать содержимое. Для ознакомления предлагается пробная версия: доступны все инструменты, но сохранить результат можно только с водяным знаком.
Как объединить листы в онлайн-сервисах
Веб-инструменты выбирают, когда важно быстро решить задачу без установки программ. Достаточно открыть сайт в любом браузере: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge или Яндекс, и загрузить файлы. Главное — стабильное интернет-соединение. Для большого массива данных онлайн-редактор не подойдет, но может выручить, если нужно выполнить разовую задачу.
Покажем процесс на примере российского сервиса PDF Maestro. Этот инструмент предлагает набор инструментов, позволяющих собрать несколько документов в один комплект и, при необходимости, поправить структуру. Вы также сможете изменить порядок страниц или убрать лишние листы, добавить нумерацию, скрыть конфиденциальные данные. Веб-приложение не устанавливает ограничений на объем файлов и число операций.
Инструкция, как скомпоновать ПДФ файлы в один онлайн:
1. Разверните список инструментов и найдите нужную функцию. В новом окне нажмите «Начать редактирование».
2. Загрузите PDF-файлы с жесткого диска вашего ПК. Выберите параметры сортировки или вручную настройте нужный порядок — наведите курсор на миниатюру с файлом и передвиньте его.
3. Проверьте в окне предпросмотра корректность соединения и скачайте результат. Файл сохранится в папке «Загрузки» или другой директории, выбранной по умолчанию.
В интернете можно найти и другие сервисы для работы с PDF-файлами онлайн, без установки программ на компьютер. Большинство из них обладают схожим функционалом, но различаются нюансами. При выборе инструмента необходимо обращать внимание на ограничения бесплатных версий — многие веб-приложения устанавливают жесткие лимиты на количество операций или размер файлов.
Вот список популярных решений, которые справятся с задачей, как соединить два файла ПДФ в один.
- iLovePDF — простой сервис с базовыми функциями для объединения, разделения, сжатия и конвертации документов. Доступен бесплатно, но без подписки ограничивает объем загружаемых файлов.
- PDF24 Tools (ПДФ24 Тулс) — сервис для редактирования документов онлайн. Предлагает 40+ инструментов для слияния PDF, заполнения форм, преобразования файлов в другие форматы. ПО от иностранного разработчика, поэтому при загрузке конфиденциальных документов нужно быть осторожным.
- PDF.io — онлайн-инструмент позволяет выполнять самые востребованные операции. Вставить текст не получится, но можно перевести файлы DOC, PPT, XLS, а также изображения JPG и PNG в PDF, а потом объединить их.
Как выполнить объединение в офисных программах
Этот способ подходит, если нужно собрать комплект из PDF-файлов или объединить листы, которые изначально создавались в текстовых редакторах или электронных таблицах. По сравнению с остальными методами он требует больше операций, так как прямой возможности слияния файлов в таких приложениях не предусмотрено. Объединение возможно только путем копирования данных из одного документа и вставки в другой данных из буфера обмена.
Для примера мы выбрали программу LibreOffice.
Инструкция, как объединить два файла в один и конвертировать результат в ПДФ:
1. Откройте PDF или файл DOC. Щелкните правой клавишей мыши по панели с миниатюрами страниц. В контекстном меню выберите «Создать страницу».
2. Разверните меню «Файл» и кликните на «Открыть».
3. Импортируйте PDF, который хотите добавить к первому. Нажмите на клавиатуре одновременно кнопки «Ctrl+A», чтобы выделить все содержимое. Затем скопируйте текст и таблицы: используйте соответствующую команду в разделе «Правка» или комбинацию клавиш «Ctrl+C».
4. Перейдите в окно с первым документом. Откройте чистую страницу, установите курсор в начале и вставьте содержимое из буфера обмена. Для этого воспользуйтесь меню «Правка» или горячими клавишами «Ctrl+V».
5. Для сохранения выберите «Экспорт» и укажите выходной формат.
Также с тем, как совместить 2 файла PDF в один, справятся и другие офисные приложения.
- Office 365 — программный комплекс входит в системный набор инструментов и знаком большинству пользователей компьютеров с ОС Windows. Но сегодня Microsoft закрыл россиянам официальный доступ к своему ПО, доступны только онлайн-приложения. А для работы с материалами, содержащими конфиденциальные сведения, предпочтительны решения, работающие офлайн.
- OpenOffice — бесплатный офисный пакет с базовыми функциями редактирования. Устанавливается на ПК с Windows, Linux и macOS, и поддерживает импорт и экспорт ПДФ-файлов. Но при использовании аналога Microsoft Office могут возникнуть проблемы с сохранением структуры при работе с таблицами.
- WPS Office — альтернатива с интерфейсом, близким к приложениям для работы с документами от Microsoft, и аналогичным функционалом. Справляется с базовыми операциями, но не подходит для работы с технической документацией: часто при конвертации искажает таблицы и формулы.
Подведем итоги
Выбор способа, как склеить ПДФ файлы в один, зависит от вашей сферы деятельности и условий работы. С задачей может справиться даже обычное офисное программное обеспечение. Но для компаний с большим документооборотом оптимальны PDF-редакторы: они позволяют быстро обрабатывать документы и сохранять порядок страниц. Если же нужно оперативно собрать два и более файла вне офиса или без доступа к рабочему компьютеру, удобнее использовать онлайн-сервисы.
Источники изображений:
Архив компании
Выбор редакции
Публикации, которые получают больше внимания и попадают в Сюжеты РБК
Рекомендации партнеров: