Как перевести большую долю выездного персонала на кадровый электронный документооборот, ускорить оформление кандидатов и повысить доверие к HR — кейс АО «МИА»
Задача и причина
Почему возникла потребность в КЭДО
Основная сложность заключалась в формате работы сотрудников: более половины команды — это выездные специалисты (операторы и технический персонал), которые обслуживают торговые аппараты на маршрутах.
Из-за этого оформление документов:
- занимало несколько дней;
- требовало личного визита в офис;
- включало печать и ручное подписание;
- усложнялось многоступенчатыми согласованиями и пересылками между подразделениями.
Инициатором цифровизации стала HRD Евгения Бронникова. После аудита кадровых процессов она предложила проект внедрения КЭДО, который поддержало руководство.
Какие задачи должна была решить система
Компания искала решение, которое позволит:
- отслеживать статусы документов и управлять маршрутами согласования;
- снизить количество ошибок при ручной работе;
- сократить рутину в кадровых операциях;
- обеспечить безопасную обработку персональных данных;
- упростить взаимодействие сотрудников и кандидатов с HR;
- внедрить КЭДО без существенного роста затрат;
- создать основу для дальнейшей автоматизации.
По словам HRD компании, выбор платформы был критически важен, так как ошибка могла повлиять не только на бюджет, но и на доверие сотрудников.
О компании
АО «Межотраслевое Инвестиционное Агентство» — активно развивающийся оператор в сфере вендингового ритейла.
Масштаб бизнеса на момент внедрения:
- 4 юридических лица;
- 350 сотрудников;
- более 50% персонала разъездной характер работы.
Цели проекта
Перед HR-командой стояли конкретные задачи:
- сделать кадровые процессы прозрачными и управляемыми;
- ускорить оформление сотрудников;
- наладить удобный документооборот с теми, кто работает вне офиса.
Принятое решение
Для достижения целей компания:
- внедрила кадровый электронный документооборот на базе HRlink;
- подключила модуль онлайн-оформления кандидатов Start Link.
Эксперт проекта
Евгения Бронникова — директор по персоналу АО «МИА» и основатель консалтингового агентства.
Особенность проекта
После пилота команда самостоятельно масштабировала внедрение и перевела на КЭДО три бизнес-юнита холдинга без внешней помощи.
Как выбирали платформу
Команда провела анализ решений по ряду параметров:
- функциональные возможности;
- соответствие требованиям законодательства (включая 152-ФЗ);
- удобство интерфейса;
- стоимость внедрения и сопровождения;
- отзывы пользователей.
Дополнительным фактором стала предварительная осведомленность о HRlink и положительные отзывы внутри профессионального сообщества.
Этапы внедрения
Защита проекта в декабре 2024 года.
- Пилот:
В феврале 2025 года подключили первый юнит (около 40 сотрудников).
- Масштабирование:
После успешного теста решение распространили на весь холдинг.
- Завершение:
В начале августа 2025 года система была внедрена во всех бизнес-единицах.
Как преодолевали сопротивление сотрудников
На старте сотрудники относились к изменениям осторожно — в первую очередь из-за опасений за безопасность данных.
Команда выбрала постепенный подход:
- сначала протестировали систему на небольшой группе;
- собрали типовые вопросы и обратную связь;
- затем масштабировали внедрение с учетом опыта.
Как мотивировали персонал
Для повышения вовлеченности использовали комплекс мер:
- очные встречи и демонстрации работы системы;
- активную коммуникацию в чатах;
- рассылку обучающих материалов;
- регулярный сбор обратной связи;
- вовлечение сотрудников-амбассадоров;
- поддержку пользователей с разным уровнем цифровых навыков.
Важную роль сыграл сервисный подход команды и постоянная поддержка сотрудников.
Реакция команды
Большинство сотрудников быстро адаптировались к новому формату благодаря:
- простому интерфейсу;
- поддержке со стороны HR и HRlink;
- доступной базе знаний;
- интеграции с «1С»;
- гибким настройкам маршрутов согласования;
- прозрачности процессов для всех участников.
Система позволила упростить такие процессы, как оформление отпусков, получение справок и подписание документов.
Следующий этап — автоматизация оформления
При ручной обработке данных кандидатов возникали ошибки. Чтобы снизить влияние человеческого фактора, компания подключила сервис проверки и оформления кандидатов Start Link.
Сервис:
- автоматически распознает документы;
- переносит данные в учетные системы;
- ускоряет оформление сотрудников.
Решение о внедрении приняли в декабре 2025 года.
Результат
Итоги внедрения
- 97% сотрудников подключены на этапе запуска;
- 100% используют систему в 2026 году;
- внедрение для трех юнитов выполнено собственными силами;
- более 180 часов сэкономлено на рутине;
- затраты снижены на 10%;
- обеспечена защита персональных данных;
- оформление ускорено в 4 раза (с 60 до 15 минут);
- снижено количество ошибок при работе с документами;
- усилена роль HR как драйвера изменений.
Дальнейшие планы
Компания продолжает развивать цифровые HR-процессы. Следующий шаг — внедрение онлайн-обучения для линейного персонала.
Кейс АО «МИА» показывает, что даже при высокой доле разъездного персонала можно:
- быстро внедрить КЭДО;
- перевести кадровых документооборот со всеми сотрудниками в цифру;
- существенно сократить время оформление кандидатов;
- снизить операционные затраты;
- повысить доверие к HR-функции.
При правильном подходе цифровизация становится не только инструментом оптимизации, но и драйвером развития корпоративной культуры и бизнес-процессов.