Что нужно для открытия кофейни и кафе: чек-лист с техникой и ПО

Дадим список техники и программ с комментариями экспертов, подскажем порядок действий для всех, кто открывает кофейню, пекарню, кондитерскую или кафе

Какое торговое оборудование нужно поставить в заведении

Обязательный минимум:

• касса
• POS-терминал
• денежный ящик
• плюс программа на кассу / терминал

Дополнения:

• принтер чеков
• сканер штрих-кодов
• фасовочные весы

А теперь пройдемся по каждому пункту подробнее.

Касса — необходимая база для любого бизнеса

На точке обязательно должна быть касса с фискальным накопителем и договором с ОФД. Тогда кофейня законно выдает чеки и отправляет информацию в Налоговую инспекцию. Что это будет — смарт-терминал или фискальный регистратор — для ФНС не принципиально. Владелец же ориентируется на нагрузку:

Для небольшого меню, пробного запуска, минимальных нагрузок или миниатюрных отделов хорошо подходят смарт-терминалы с сенсорным экраном от 5 до 7 дюймов.

Для более внушительного потока или обширного списка маленький экранчик смарт-кассы оказывается неудобен, поэтому стоит поставить фискальный регистратор, который исключительно печатает чеки (и некоторые модели делают это особенно быстро плюс оснащены автоотрезчиком для ускорения обслуживания), а все управление будет происходить на экране POS-терминала.

POS-терминал — «классика жанра» для кофейни, кафе и ресторана

POS-терминал с сенсорным экраном нужен для приема заказов. Производители предлагают два варианта: более компактные моноблоки планшетного типа с диагональю 10-12 дюймов или полноформатные пос-терминалы с экраном 15-17 дюймов.

Выбор зависит от габаритов рабочего места, «обширности» меню и личных предпочтений. 

Крупные экраны, как правило, удобнее, но если кофейный островок совсем небольшой, моноблок-планшет тоже прекрасно справится, сохранив драгоценное пространство.

Что касается второго монитора. Такой дисплей со стороны покупателя позволяет показывать состав заказа и крутить рекламные ролики, однако при ограниченном бюджете или пространстве ставить его необязательно.

Многие POS-терминалы сразу же поддерживают установку «родного» второго крупного монитора 10-15 дюймов (у нас на фото именно этот случай: 15-дюймовый моноблок + экран покупателя на 15 дюймов).

Если у выбранного моноблока такой возможности нет, но хочется вынести данные на второй экран, посмотрите небольшой дисплей покупателя на 5-7 дюймов.

Денежный ящик — надежное хранение наличных

Тренд на безналичные платежи смартфоном и QR-кодом уменьшил долю наличных, но многие гости все же остались приверженцами бумажных купюр. Хранить банкноты и сдачу удобнее в металлическом ящике. Механические варианты открываются с ключа, а электромеханические — по команде кассовой программы.

Какое еще оборудование может понадобиться кофейне

Принтер чеков — для печати заказов на кухню

Кофейни бывают разные. В одних это только кофе / чай и маленькая витрина с привозными десертами, в других в дополнение к кофейной карте есть полноценное меню завтраков. 

Когда формат предполагает кухню, удобно сразу отправлять из программы заказ, чтобы повара как можно скорее приступали к приготовлению.

Сканер для маркировки

Не все кофейни продают на кассе напитки, пиво, мороженое в упаковке. Но если это ваш случай, заведению предстоит настроить работу с системой Честный знак и по всем правилам проводить продажу маркированного товара через ККТ.

Считывать уникальные коды DataMatrix с каждой упаковки кассир будет при помощи 2D-сканера. 

• Самым простым и доступным вариантом остается проводной ручной сканер штрих-кодов. 
• Беспроводной стоит дороже, но сотрудник не ограничен длиной шнура. 
• Если у кофейни внушительные складские запасы и отдельное рабочее место товароведа, удобнее в зону приемки поставить отдельный беспроводной сканер или вообще терминал сбора данных.

Фасовочные весы

Блюда на развес есть не везде, поэтому пункт опять же не обязательный. Выпускают простые фасовочные весы с аккумулятором, они актуальны на кухне. А для взвешивания кусочка торта или порции салата во время продажи на кассе удобно иметь дело с фасовочными весами, которые подключены к терминалу через USB / RS-232 и сразу отправляют вес в программу.

Время выбирать программа для кофейни

Техника выбрана и закуплена, теперь пришла пора ставить и настраивать учетную программу. Что должен уметь такой софт:

Какие программы подходят для кофейни

• Встроенная программа смарт-терминала. Если вы выбрали смарт-кассу Sigma или Эвотор, то на них уже установлена кассовая программа с минимальным учетом. Для мини-форматов этого часто бывает достаточно.
• Полноценная учетная система. Учет продуктов, продажи, работа с персоналом и клиентами. Такие возможности есть, например, в программе iiko, которую специалисты PORT ставят на объектах. 

Порядок действий по комплектации кофейни