Где скрываются невидимые затраты в распределенных ИТ-инфраструктурах российских компаний и в чем их опасность
В эпоху цифровой трансформации ИТ-инфраструктура предприятий стремительно усложняется, превращаясь в настоящего «кота в мешке» — с неочевидными расходами, скрытыми неэффективностями и неконтролируемыми рисками. Особенно остро эта проблема стоит для компаний с распределенной инфраструктурой, где десятки тысяч единиц оборудования и программного обеспечения рассредоточены по разным офисам, а иногда и городам.
По опыту общения с нашими клиентами, порядка 23% программного обеспечения в крупных компаниях остаются неиспользуемыми, а переплаты за избыточные лицензии достигают 15-20% от общего ИТ-бюджета. А ведь эти средства могли бы быть направлены на развитие бизнеса или других приоритетных ИТ-проектов.
Проблема в том, что многие компании не замечают эти потери. Они работают в условиях, когда данные об ИТ-активах неполны, устарели или разрознены — находятся в разных системах и собираются часто вручную разными ИТ-подразделениями.
«Серые зоны» ИТ-инфраструктуры: где теряются деньги
Существует несколько «серых зон», создающих значительные финансовые риски для бизнеса.
1. Лицензирование. Часто компании закупают больше лицензий, чем нужно.
2. Неконтролируемое использование ПО. Чтобы выявить и устранить используемое сотрудниками сомнительное ПО, которое создает угрозу информационной безопасности, организации тратят много времени и денег.
Пример: У одного из наших клиентов, телекоммуникационной компании, цикл выявления и устранения запрещенного ПО до внедрения системы инвентаризации ИТ-активов занимал до 1 недели. После внедрения — 1 день.
3. Несогласованность версий ПО. Если разные ИТ-подразделения используют разные версии одного ПО, это усложняет обмен данными и повышает затраты на поддержку.
4. Стоимость владения. Часто затраты на обслуживание, обновление и поддержку ИТ-продуктов не закладываются в бюджет, что влечет за собой дополнительные издержки.
Выявляются эти «серые зоны» просто — с помощью системы инвентаризации и контроля ИТ-активов. Она предоставляет полную картину ИТ-инфраструктуры компании и делает прозрачными все процессы внутри нее.
Инвентаризация как шаг к прозрачности ИТ-системы
Когда компании получают детальный аудит своей ИТ-инфраструктуры, его результаты нередко шокируют. И возникает вопрос: что делать? Ответ: обращаться к инвентаризации ИТ-инфраструктуры не как к разовой мере, а как к основе для устойчивого контроля ИТ-сред.
Регулярно обновляемые и верифицированные данные позволяют не просто устранять «серые зоны», а выстраивать эффективные стратегии развития ИТ-систем, упрощая их управление.
Приведу реальный пример. В одной крупной нефтегазовой компании — с более чем 50 000 единиц оборудования и несколькими сотнями программных продуктов — система инвентаризации выявила 23% неиспользуемого ПО. За счет этого удалось оптимизировать лицензионные затраты на 12%.
Бывает и так, что компания проводит обследование своего оборудования через систему инвентаризации ИТ-активов и после использует эти данные для заблаговременного планирования необходимых обновлений и бюджета на них.
От теории к практике: с чего начать
Если компания предвидит масштаб «невидимых затрат» в своей ИТ-инфраструктуре и готова принимать меры по их оптимизации, рекомендую следующие шаги.
- Проанализируйте процессы. Прежде чем внедрять технологии, разберитесь, кто за что отвечает, какие данные нужны конкретным подразделениям и как организован учет ИТ-активов.
- Внедряйте технологии поэтапно. Масштабные проекты разбивайте на последовательные шаги с достаточным временем на подготовку.
- Уделите внимание качеству данных. Эффективность системы инвентаризации зависит от качества предоставленной ей информации. Перед внедрением потратьте время не только на нормализацию процессов, но и на обогащение данных.
- Наведите порядок в данных ITSM-системы, если она есть.
- Приступайте к регулярной инвентаризации. Настройте автоматическую ежедневную инвентаризацию по ключевым параметрам, это повысит прозрачность и контроль ИТ-инфраструктуры.
Решение проблемы «невидимых затрат» — в создании единой очищенной и актуальной базы данных ИТ-активов. Современные системы инвентаризации позволяют не просто собрать информацию об оборудовании и ПО, они выстраивают полную картину ИТ-инфраструктуры, где виден каждый винтик и зафиксировано каждое изменение. В результате компания получает возможность контролировать все ИТ-активы, анализировать выявленные закономерности и оптимизировать расходы.
Например, полная и актуальная информация по ИТ-системе помогает точно планировать закупки. Вместо приблизительных оценок — конкретные данные о реальных потребностях и достоверные прогнозы.
Также прозрачность в ИТ-активах позволяет выбрать оптимальные схемы лицензирования, когда неиспользуемые лицензии сокращают или перераспределяют.
Унификация версий ПО и типов оборудования снижает затраты на поддержку. А автоматизация процессов высвобождает ресурсы ИТ-специалистов для более ценных задач.
Курс на оптимизацию — измеримые результаты
Владение полной и актуальной информацией по ИТ-активах открывает компаниям новые возможности для оптимизации. Становится реальным:
- сократить время на инвентаризацию ИТ-активов до 70%;
- оптимизировать затраты на ИТ-инфраструктуру до 25%;
- снизить ручные трудозатраты ИТ-подразделений до 40%;
- уменьшить нагрузку на специалистов техподдержки до 15%.
Опыт крупных российских компаний показывает, что оптимизация лицензионных затрат, повышение прозрачности использования ИТ-ресурсов и сокращение времени на устранение инцидентов позволяют быстро окупить инвестиции в систему инвентаризации ИТ-инфраструктуры. В результате компания получает не только порядок в ИТ-системе, но и эффективные бизнес-инструменты.
Сегодня инвентаризация ИТ-активов — базовый элемент управляемой инфраструктуры, обеспечивающий организациям экономию и уверенность в завтрашнем дне. Благодаря таким системам у бизнеса всегда под рукой актуальные данные, на основании которых он может принимать взвешенные управленческие решения, сокращать издержки и переходить от фрагментарного управления к системному контролю ИТ-сред.