КЭДО — не тренд, а инструмент эффективности. Сергей Сайганов — о выборе системы, безопасности данных и кейсах
— Сергей, расскажите о вашем профессиональном пути и экспертизе в сфере технологий и права?
С 2020 года я со-основатель юридической фирмы Comply и руковожу в ней практикой Technology & Product. Уже более десяти лет работаю на стыке права, ИТ и информационной безопасности. До основания Comply был ведущим менеджером ТМТ-практики в PwC Russia, а ранее отвечал за защиту интеллектуальной собственности в международной компании Group-IB. На данный момент занимаюсь разработкой цифровых комплаенс-продуктов, консультирую клиентов по вопросам отраслевого регулирования в ИТ, представляю их интересы при проверках регуляторов и в судах.
— Для чего вообще нужен кадровый электронный документооборот (КЭДО) в современных компаниях? Как он появился и почему стал актуален?
Сегодня КЭДО — это не просто модный тренд, а реальный инструмент повышения эффективности бизнеса. С переходом многих компаний на удаленную или гибридную работу возникла задача быстро и юридически грамотно оформлять документы с сотрудниками, которые могут находиться в разных городах и странах. КЭДО позволяет автоматизировать эти процессы, снизить риски потери документов, ускорить согласования и обеспечить прозрачность. Система появилась как ответ на реальные запросы рынка.
— Сейчас громко звучит повестка обеспечения безопасности персональных данных, как бизнесу их защитить в условиях перехода на электронный документооборот?
Безопасность — один из ключевых факторов при переходе на КЭДО. Современные решения предусматривают шифрование данных, автоматическое уничтожение информации по истечении сроков хранения, регулярное тестирование на проникновение.
Важно, чтобы система могла размещаться как в облаке, так и на серверах компании, а также соответствовала требованиям российского законодательства и проходила необходимые сертификации. А соблюдение требований законодательства — наша профессия, поэтому тут все на высшем уровне. Сейчас мы в процессе получения лицензии ФСТЭК, что станет дополнительным подтверждением уровня защиты.
— Почему вы решили создавать продукт именно в сфере КЭДО?
В 2020 году, с началом пандемии, многие наши клиенты столкнулись с невозможностью собрать подписи с удаленных сотрудников на обязательных юридических документах. На рынке не оказалось подходящего решения, и мы решили создать его сами. Изначально сервис был ориентирован на юристов, но кадровики быстро увидели его потенциал и стали активными пользователями. В итоге 90% функционала сегодня — это именно кадровые задачи, что стало ответом на запрос рынка.
— Можете привести примеры внедрения КЭДО и его влияния на эффективность работы компаний?
Среди наших клиентов — компании из фармацевтики, ритейла, производства, юридического сектора. Например, российское подразделение Mercedes-Benz автоматизировало кадровый документооборот для более чем 1000 сотрудников, размещая систему на собственных серверах для максимального контроля. В сети магазинов Calzedonia, где высокая текучесть кадров и много молодых сотрудников, мы сделали интерфейс максимально простым и понятным. Буквально недавно проводили вебинар с клиентом «Акрихин», чтобы показать эффективность глазами клиента остальным участникам рынка. Клиент поделился интересной статистикой: за месяц было 996 поставленных задач о подаче комплаенс-деклараций, из которых подано 974 в этот же месяц разобрано. Именно ради такой эффективности и удобства мы работаем над продуктом.
— Какие перспективы развития у КЭДО в ближайшие годы?
Спрос на КЭДО в России быстро растет: компании уже не представляют себе возврат к бумажному документообороту. К 2030 году планируется, что подавляющее большинство компаний перейдут на электронный кадровый документооборот. Понятие уже введено в Трудовой кодекс, поэтому процесс будет только двигаться дальше. Это и интеграция КЭДО со смежными сервисами, например, с Госуслугами, создание единой цифровой экосистемы, и внедрение ИИ и развитие трансграничного электронного документооборота. Я считаю, у этого направления безграничные перспективы.