Приветствие по электронной почте - это полезное сообщение, которое готовит новых сотрудников к первому дню работы. Это письмо включает в себя множество важной информации, но отправка такого сообщения - это эффективный способ поприветствовать вашего нового сотрудника и дать ему понять, чего ожидать в первый день работы.
Что такое приветственное письмо ?
Приветственное письмо - это вводное письмо, в котором новые сотрудники получают необходимую информацию для первого рабочего дня. Это письмо подтверждает должность сотрудника и служит теплым приветствием, которое должно заставить нового сотрудника почувствовать себя полезным и оцененным по достоинству. Несмотря на то, что приветственное письмо для нового сотрудника включает в себя некоторые приятные моменты, оно также содержит важные детали, которые помогут процессу адаптации пройти как можно более гладко.
Письмо с приветствием компании должно содержать следующие сведения о первом рабочем дне нового сотрудника:
- Куда идти
- Кого спросить
- Что взять с собой
- Когда приходить
- Как одеться
- Чего ожидать
Как написать письмо с приветствием
Тщательно составленное письмо о приеме на работу поможет новым сотрудникам чувствовать себя увереннее и подготовиться к первому рабочему дню. Выполните следующие шаги, чтобы составить информативное приветственное письмо для сотрудника:
1. Напишите тему письма
Четкая, лаконичная тема письма, объясняющая суть письма всего в нескольких словах, - первый шаг к эффективному приветственному письму. Что-то простое, например Ввод в должность в агентстве Nexus: Добро пожаловать в нашу команду даст сотруднику понять, от кого пришло письмо и что оно связано с его новой должностью.
2. Начните с вежливого приветствия
Начните письмо с простого приветствия, например Дорогая Линн. В этом письме уместно использовать имя сотрудника. Обязательно персонализируйте приветствие, даже если другие разделы письма стандартизированы.
3. Выразить свое ожидание нового сотрудника
Дайте понять новому сотруднику, что вы рады приветствовать его в команде. Хотя большая часть этого письма носит функциональный характер, важно обеспечить теплое приветствие, чтобы помочь новому сотруднику чувствовать себя комфортно. Подумайте о том, чтобы включить в письмо детали, которые вы узнали на собеседовании, например, Я очень рад возможности увидеть, что ваши навыки работы в Photoshop могут привнести в наши маркетинговые кампании.
4. Включите информацию о должности
Подтвердить должность, на которую нанят новый сотрудник. Это поможет устранить любую путаницу относительно точного названия должности, которую должен ожидать новый сотрудник. Вы также можете включить подробную информацию о смене или их обязанностях. Это особенно важно, если эта информация не была четко изложена на собеседовании. Например, если вы нанимаете сотрудников как во вторую, так и в третью смену, вам следует указать, по какому графику будет работать ваш новый сотрудник.
5. Предоставить подробную информацию о прибытии сотрудника
Объясните, куда новый сотрудник должен пойти в свой первый день и кого ему следует спросить или найти. Эти детали могут облегчить стресс, связанный с началом новой работы. Сотрудник сможет уверенно войти в здание, точно зная, куда он направляется. Укажите предполагаемое время прибытия, поскольку в первый день оно часто отличается от последующих рабочих дней.
6. Объясните, что ожидает нового сотрудника
Предложите краткое объяснение того, чего сотрудник может ожидать в свой первый день работы. Это может включать в себя оформление документов, встречу с сотрудниками отдела кадров по поводу льгот и время, затраченное на настройку компьютера и учетной записи электронной почты. Вы также должны указать, что сотрудник должен взять с собой в первый день работы. Это может быть карта страхования, удостоверение личности с фотографией или подтверждение полномочий.
Предложите новому сотруднику краткое описание графика работы, чтобы он мог составить соответствующее расписание. Если ваш отдел приглашает новых сотрудников на обед в первый день работы, это важная деталь, которую следует указать, чтобы сотрудник не пришел с упакованным ланчем. Аналогичным образом, если сотрудник должен взять с собой еду или иметь деньги на покупку обеда в кафетерии, вы должны сообщить ему об этом.
7. Включите контактную информацию для вопросов или проблем
Укажите контактную информацию одного или нескольких важных членов команды, к которым новый сотрудник может обратиться с вопросами или проблемами. Это может быть непосредственный руководитель, коллега, которого вы попросили оказать помощь в приеме на работу, менеджер по обучению или начальник отдела кадров.
8. В конце письма укажите свою контактную информацию
Завершите письмо теплыми пожеланиями и укажите свое полное имя, должность и контактную информацию, чтобы новый сотрудник знал, кем вы являетесь в компании, и мог связаться с вами в случае необходимости.
Шаблон приветственного письма для нового сотрудника
Перед вами шаблон, который поможет вам в процессе написания приветственного письма:
Тема: [Компания] Onboarding: Добро пожаловать в команду
Уважаемый [Имя],
Я рад приветствовать вас на должности [должность] в [компания]. Мы будем рады использовать ваш опыт [навыки] для работы над нашими проектами [отрасль]. Ваш ежедневный рабочий график будет составлять [время] - [время], [день] - [день]. Однако ваш первый день будет проходить немного по-другому, поэтому я хотел убедиться, что у вас есть все необходимые детали, чтобы вы были готовы.
В [дата] планируйте прибыть в [время] и попросить [имя] в [место]. Пожалуйста, принесите [предметы] для заполнения документов на нового сотрудника в отделе кадров. После того как вы оформите документы, для вас проведут экскурсию по объекту. Мы подготовили для вас кабинет с компьютером, канцелярскими принадлежностями и персональной кофейной чашкой от [компании]. В первый день вам не нужно брать с собой никаких дополнительных принадлежностей.
Нам нравится угощать наших новых сотрудников обедом в ближайшем ресторане и давать вам возможность познакомиться с вашей командой. [Ресторан], [ресторан] и [ресторан] расположены на торговой площади через дорогу, поэтому посмотрите их меню в Интернете и сообщите нам, где бы вы хотели поесть! После обеда вы встретитесь с ИТ-специалистами, чтобы настроить компьютер, электронную почту компании и голосовую почту.
Если у вас возникнут вопросы, не стесняйтесь обращаться в Отдел персонала по [телефону] или [электронной почте]. Вы также можете ответить на это письмо или позвонить мне напрямую. Я с нетерпением жду встречи с вами в [дата]!
Best,
[Имя]
[Должность]
[номер телефона]
Пример приветственного письма для нового сотрудника
Вот пример того, как может выглядеть приветственное письмо:
Тема: Добро пожаловать в Thompson Catering! Информация о новом сотруднике
Дорогая Меган,
Я рад приветствовать вас в нашей команде в Thompson Catering. Мы стремимся относиться к нашим сотрудникам как к членам семьи и хотим, чтобы вы чувствовали себя желанным гостем с самого первого дня работы. Мы очень рады, что вы приняли должность помощника менеджера по кейтерингу. Хотя ваша работа будет включать в себя обязанности как на месте, так и за его пределами, ваша первая неделя адаптации будет проходить в нашем главном офисе по адресу 534 Danford Avenue в Блумингтоне.
Пожалуйста, приходите на свой первый рабочий день в 9:30.m. на Nov.11. Хотя наш рабочий день, как правило, начинается в 9 утра.m., Это даст нашему менеджеру по питанию Оливеру Ву время подготовиться к вашему приходу. Вы встретитесь с Оливером в фойе для полной экскурсии по заведению. Мы подготовили для вас индивидуальный поварской халат. Пожалуйста, наденьте удобные черные брюки и обувь с закрытыми носками, подходящую для работы на кухне.
Вам следует взять с собой удостоверение личности с фотографией и карту социального страхования, так как встреча с отделом кадров состоится около 11 часов утра.m. для оформления документов при приеме на работу. В полдень наша команда хотела бы угостить вас приветственным обедом и дать вам возможность попробовать некоторые из фирменных блюд, которые мы готовим для наших клиентов. Вы продолжите работать с Оливером в течение второй половины дня, знакомясь с нашими стандартными процессами и процедурами. Вы можете ожидать, что ваш первый рабочий день закончится около 6 часов вечера.m.
Если у вас возникнут вопросы или проблемы, вы можете связаться с Оливером или со мной. Адрес электронной почты Оливера: oliverwoo@thompsoncatering.com, а его номер телефона 812-555-4837. Мы с нетерпением ждем вас в понедельник!
Лучший,
Карен Кляйн
Менеджер по обучению
812-555-4838
karenklein@thompsoncatering.com
Источник: