Служебные поездки сотрудников всегда связаны с затратами, одни из которых компенсируются работодателем, другие — не обязательно. Вместе с OneTwoTrip for Business разбираемся, что такое командировочные расходы и какие документы необходимы для того, чтобы работник получил соответствующие выплаты.
К возмещаемым затратам относятся:
- суточные;
- проезд;
- проживание;
- другие расходы.
Нормы и порядок компенсации организация определяет самостоятельно, но они обязательно должны быть отражены в соответствующем локальном нормативном акте. В качестве него может выступать положение о командировках или коллективный договор.
Суточные
Законодательство не ограничивает размер суточных, кроме сумм, облагаемых взносами и НДФЛ. Как правило, работодатель самостоятельно решает, как будет оплачиваться каждый день командировки сотрудника, в том числе выходные и праздники, если они выпали на поездку.
Существует лимит, при превышении которого рассчитывается НДФЛ и удерживается с работника. Предполагает он и начисление страховых взносов.
В 2023 году такой лимит составляет:
- 700 рублей в сутки для деловых поездок по России;
- 2 500 рублей в стуки для командировок в другие страны.
Расходы на проезд
Работодатель возмещает:
- стоимость ж/д или авиабилета, а также комиссии и сборы при их оформлении;
- стоимость постельного белья в поезде;
- проезд общественным транспортом от железнодорожного вокзала или аэропорта, а также до них, если данные пункты отправления находятся за пределами города, где сотрудник выполняет работу.
Страховка в список оплачиваемых расходов не входит. А если до места назначения можно добраться разными видами транспорта, работодатель сам определяет, на чём поедет командированный. То же касается уровня комфортности в самолёте или поезде.
В случае, когда сотрудник отправляется в командировку на личном, арендованном или служебном транспорте, работодатель обязан компенсировать:
- стоимость потраченного бензина;
- оплату проезда по платным участкам дорог;
- пользование парковкой.
Расходы на проживание
Работодатель возмещает:
- стоимость размещения в отеле или аренды квартиры;
- дополнительные затраты, такие как пользование бытовой техникой, интернетом.
Данные расходы должны быть оплачены, независимо от того, где проходит командировка: в России или за пределами страны. При вынужденной остановке, например, в длительном пути с множеством пересадок, затраты на жильё возмещаются по тому же принципу.
Прочие расходы
К этому пункту относятся услуги связи или почты, комиссионные сборы, оформление виз и паспортов, услуги консульства и другие затраты, необходимые для решения рабочих вопросов.
Документы, подтверждающие расходы в деловой поездке
Средства на проезд, проживание, а также суточные командированному необходимо выплатить до отправления в поездку. По возвращении он обязан подтвердить и оправдать компенсируемые затраты.
Для того, чтобы это сделать, существует один главный документ — авансовый отчёт по командировке. К нему прикладываются все чеки, квитанции, докладные записки, заявления и другие документы, по которым можно отследить расходы. Например, если сотрудник пользовался самолётом или поездом, в отчёте обязательно должны быть билеты, посадочные квитанции и багажные талоны. Для подтверждения затрат на личный автомобиль прикладываются квитанции с заправочных станций, путевой или маршрутный листы, чеки об оплате автостоянки. При проживании в городе, где проходила командировка, требуется предъявить счёт-фактуру, квитанцию к ПКО и кассовый чек из отеля либо договор аренды, подписанный собственником жилья.
То же касается любых других трат. Исключение составляют суточные. Они не считаются нецелевыми расходами, поэтому работник не обязан отчитываться перед компанией, как он потратил эти средства.
При оформлении командировочных расходов в 2023 году можно применять порядок, который использовался в 2022 году. Ещё больше информации об организации служебных поездок вы найдёте в материалах OneTwoTrip for Business.
ООО "Вайт Тревел" ИНН 7707770166
Реклама LdtCK8M73