Большинство кадровых документов можно оформлять и подписывать дистанционно, с помощью системы кадрового электронного документооборота. Однако некоторые документы по-прежнему разрешено составлять только на бумаге. Об этом напомнили специалисты Минтруда в письме от 12.01.23 № 14-6/ООГ-97.
Файл DOC
Авторы письма ссылаются на положения статьи 22.1 Трудового кодекса. В ней приведен перечень документов, которые нельзя создавать, хранить и использовать в электронном виде. К ним относятся:
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
- документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Как разъясняют в Минтруде, перечисленные документы имеют исключительное значение при расследовании несчастных случаев на производстве, а также дают возможность восстановить права работника — оспорить увольнение или нарушение трудовых прав. В связи с этим такие документы и были изъяты из кадрового электронного документооборота — бумажные документы сложнее подделать, подписать «задним числом». Это не позволяет работодателю нарушать права работников, а работнику злоупотреблять своими правами.
Справка
За рамками кадрового ЭДО остаются также трудовые книжки: как бумажные, так и электронные. К ним применяются положения статей 66 и 66.1 ТК РФ, а нормы о кадровом электронном документообороте не распространяются.