Ведомство в письме от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321 ответило, как вести кадровый электронный документооборот и в частности, как от него отказаться.
Минтруд уточнил, что переходить на КЭДО работодатели не обязаны. Дело это добровольное, ровно как и отказ от перехода на электронный документооборот. Вот только, как урегулировать отказ, не прописали. Скорее всего, придётся издать приказ, прописать в нём дату отказа, порядок урегулирования организационных вопросов и порядок перехода обратно к бумажному документообороту.
Работник, который уже согласился перейти на КЭДО, передумать не сможет. Отозвать согласие нельзя, — законодательство такой опции не предусматривает. Получается, что сотрудник не может прекратить взаимодействовать с работодателем через КЭДО по собственному желанию.
Памятка от редакции журнала «Кадровое дело». Как перейти на электронный документооборот
При этом в ТК нет формы уведомления работника о переходе на КЭДО: как именно уведомить сотрудника, компания решает сама. Можно издать документ на бумаге или в электронном виде. Важный нюанс — форму уведомления нужно закрепить в Положении о ведении кадрового документооборота или другом ЛНА, который регулирует эту часть работы.
Если решите перейти на ЭКДО, понадобится издать несколько документов и внести изменения в локалку. Образцы документов и формулировок подготовила редакция журнала «Кадровое дело» группы Актион Кадры и HR:
Приказ о назначении ответственного за заполнение и сдачу ЕФС-1Скачайте образец
Уведомление об обработке персональных данныхСкачайте образец
Политика защиты и обработки персональных данныхСкачайте образец
План работы по ведению воинского учёта на 2023 годСкачайте образец
Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту: форма №10Скачайте образец
Отчет о вакансиях для центра занятостиСкачайте образец
Положение о порядке обучения требованиям охраны трудаСкачайте образец
Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда Скачайте образец