Письмо о хозяйственной деятельности организации — это документ, который может потребоваться при взаимодействии с банком, согласно требованиям антиотмывочного закона ФЗ-115, при открытии счета и идентификации клиента или запросе банка о подозрительных операциях.
При открытии счета и ответе на запрос банка о конкретной операции потребуется письмо о деятельности компании, образец для банка составляется в произвольной форме.
Требования к документу
При формировании письма учтите, что никаких требований к нему законодатель не предъявляет, детально содержание определяется при непосредственном взаимодействии сторон в зависимости от конкретных обстоятельств. Банк вправе запросить этот документ при открытии счета или при желании выяснить характер подозрительной операции на основании норм антиотмывочного 115-ФЗ.
Обязательно ли давать пояснения банку
Такая обязанность для юридического лица конкретно в законе не установлена. Но в нем есть нормы, обязывающие банк идентифицировать клиентов при взаимодействии с ними, поэтому в целях открытия расчетного счета возникает необходимость дать пояснение в банк о деятельности организации в письменном виде. Какие конкретно сведения включать в документ, определяется законом. Для идентификации нужны данные о целях предпринимательства юридического лица. Закон не определяет форму, в которой предоставляется описание деятельности компании, образец для банка организация вправе составить произвольно или с использованием бланка кредитного учреждения, если таковой разработан специально.
Если операции вызывают у банка обоснованные подозрения на основании ст. 7 ФЗ 115, ему разрешено отказать в их исполнении. Например, возникнет сомнение в источнике поступления средств из-за нехарактерной для данного клиента сферы деятельности, указанной в назначении платежа. В этом случае тоже потребуется доказать, что компания вправе ею заниматься.
Кто составляет письмо
Перечень ответственных лиц, которые разрабатывают и формируют письменное описание деятельности организации, определяется в соответствии с локальными актами компании: положением о делопроизводстве, должностными инструкциями. Составление документации и взаимодействие с банками традиционно включают в обязанности:
- заместителя директора;
- начальника отдела маркетинга;
- секретаря;
- делопроизводителя;
- менеджера и т. д.
Как составить документ
При составлении такого документа, как описание хозяйственной деятельности предприятия для банка, необходимо руководствоваться точными сведениями о компании, все реквизиты берутся из официальных документов. Те сведения, которые пока не подтверждены достоверно, указываются на основании имеющейся в распоряжении информации (о клиентах, выручке и т. д.). Если непонятно, какие данные потребуются, необходимо уточнить объем и состав информации у специалиста кредитного учреждения.
Обычно информационное письмо формируется так:
- Используется фирменный бланк либо указывается информация о полном наименовании с указанием организационно-правовой формы, адрес и ИНН с КПП.
- Далее идет наименование адресата с указанием его местонахождения.
- Затем указываются данные о том, какие занятия выбраны компанией с конкретными кодами ОКВЭД, данные о контрагентах.
Кому направить письмо
Документ составляется для банка и передается специалисту, по запросу которого предоставляется такая информация. Например, при открытии расчетного счета это специалист по открытию счетов, при запросе по конкретной операции — оператор или специалист по работе с клиентами. Адресуется бланк руководителю.
Как доставить письмо в банк
Для отправления используются любые формы связи: электронная почта, факс, мессенджеры, курьерская доставка, доставка специалистом, отправление по Почте России обычным или заказным способом, которые согласованы с кредитным учреждением.